Versiunea 1.0, în vigoare din 11 octombrie 2026
Politica de confidențialitate
SND TEAM S.R.L., CUI 38963245, J2018000311325
Ce date personale ținem despre tine când vizitezi databill.ro, când te treci pe listă și când ai cont, de ce le ținem și ce poți cere.
1. Cine răspunde de datele tale
SND TEAM S.R.L., cu sediul în Sat Șelimbăr, Com. Șelimbăr, Str. Mihai Viteazu nr. 260, bl. 5, sc. B, ap. 17, jud. Sibiu, România, CUI 38963245, nr. la Registrul Comerțului J2018000311325. Suntem operatorul datelor descrise aici, în sensul Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR).
Pentru orice ține de date personale ne scrii la contact@databill.ro.
2. Două feluri de date, două roluri
Datele tale, ca om care vizitează site-ul, se trece pe listă sau are cont. Pentru ele suntem operator și despre ele e pagina asta.
Datele pe care le pui în documente: clienții tăi persoane fizice, oamenii de contact, furnizorii. Pentru ele operatorul e firma ta, iar noi le prelucrăm în numele ei, după Acordul de prelucrare a datelor. Dacă ești clientul unei firme care facturează cu databill și vrei să afli ce date are despre tine, întreab-o pe ea.
3. Ce date ținem și de ce
| Unde | Ce date | De ce | Temeiul (GDPR, art. 6) | Cât le ținem |
|---|---|---|---|---|
| Vizita pe site | Adresa IP, navigatorul și paginile cerute, în jurnalele tehnice ale serverului. | Ca să ținem serviciul pornit și să oprim atacurile. | Interesul nostru legitim de a ține serviciul în siguranță: lit. f). | Cel mult 30 de zile. |
| Lista de așteptare | Numele, emailul, firma și pachetul ales. Telefonul și CUI-ul, dacă le treci. Adresa IP și navigatorul din care ai trimis formularul. | Ca să îți scriem când îți deschidem contul. IP-ul și navigatorul, ca să oprim înscrierile făcute de roboți. | Pașii dinaintea unui contract, făcuți la cererea ta: art. 6 alin. (1) lit. b). Pentru oprirea abuzului, interesul nostru legitim: lit. f). | Până îți deschidem contul sau până ne ceri să te scoatem de pe listă. |
| Contul | Numele, emailul, telefonul dacă îl treci, preferințele din aplicație. Parola o ținem doar ca amprentă: nu o putem citi. Dacă pornești autentificarea în doi pași, ținem și cheia ei. | Ca să intri în cont și să lucrezi. | Contractul cu firma ta: lit. b). Pentru oamenii invitați de firmă, interesul ei și al nostru de a le da acces: lit. f). | Cât ai cont. |
| Acceptarea termenilor | Versiunea acceptată, data, adresa IP și navigatorul din care ai acceptat. | Ca să putem arăta ce termeni a acceptat fiecare cont și când. | Interesul nostru legitim de a putea dovedi contractul: lit. f). | Cât are firma cont și, după aceea, cât mai poate fi pusă în discuție o pretenție legată de contract. |
| Sesiuni și urme de securitate | Când și de unde ai intrat: adresa IP, navigatorul, dispozitivul. Jurnalul operațiilor: cine a emis, a modificat sau a șters ceva în firmă. | Ca să ții contul în siguranță (îți vezi sesiunile și le poți închide) și ca firma să știe cine ce a făcut. | Interesul legitim, al nostru și al firmei tale, de a ține serviciul în siguranță: lit. f). | Jurnalul tehnic al aplicației: 30 de zile. Istoricul intrărilor în cont și jurnalul operațiilor: cât are firma cont. |
| Jurnalul cererilor | Fiecare cerere făcută din contul tău către program: când, din ce firmă, de la ce adresă IP, ce operație și dacă a reușit. La o eroare, și ultimele ecrane și butoane folosite. Nu ținem ce ai tastat și nici conținutul documentelor. | Ca să găsim și să reparăm repede o eroare și ca să vedem un abuz. | Interesul nostru legitim de a ține programul în stare de funcționare și în siguranță: lit. f). | 30 de zile. |
| Abonamentul | Datele de facturare ale firmei, proformele și facturile de abonament, plățile. | Ca să îți facturăm abonamentul și să ținem contabilitatea. | Contractul: lit. b). Obligațiile noastre contabile și fiscale: lit. c). | Cât cere legea contabilității. |
| Mesajele către noi | Ce ne scrii pe email și adresa de pe care scrii. | Ca să îți răspundem și să știm ce am vorbit. | Interesul nostru legitim de a răspunde celor care ne scriu: lit. f). | Cât e nevoie ca să îți răspundem și să ținem urma discuției. |
Nu cerem date sensibile (sănătate, convingeri, date biometrice) și nu avem de ce să le primim. Nu trimitem newsletter și nu facem reclamă pe baza datelor tale. Emailurile pe care le primești de la databill țin de cont: confirmări, invitații, alerte despre abonament sau despre documentele tale și sumarul activității, dacă îl pornești.
Fără nume, email și numele firmei nu te putem trece pe listă și nu îți putem deschide un cont. Telefonul și CUI-ul din formular sunt opționale.
4. De unde avem datele
- De la tine: formularul de pe site, contul, mesajele.
- De la proprietarul firmei care te-a invitat ca utilizator: numele și emailul tău.
- Din surse publice: când treci CUI-ul unei firme, aplicația îi aduce denumirea, adresa și starea de TVA din serviciul public al ANAF.
5. Cui le dăm
Nu vindem date și nu le dăm pentru reclamă. Ajung doar la:
- Hetzner Online GmbH (Germania; serverele sunt în Uniunea Europeană). Găzduire: serverul aplicației, baza de date, fișierele (PDF, XML, extrase, logo-uri) și copia zilnică a bazei de date.
- Proton AG (Elveția). Email: mesajele pe care le trimite aplicația (documente către clienții tăi, invitații, alerte) și căsuța noastră de contact.
- Oamenii din firma ta: colegii și contabilul invitați în aceeași firmă îți văd numele și ce ai făcut în ea.
- Autoritățile, când legea ne obligă și doar cât ne obligă.
Cu furnizorii de mai sus avem contracte care îi obligă să folosească datele doar pentru serviciul pe care ni-l dau.
6. În afara Uniunii Europene
Serverele sunt în Uniunea Europeană, iar copiile de siguranță pe care le ținem în afara serverului sunt în România. Emailurile trec prin Proton AG, din Elveția, țară pentru care Comisia Europeană a hotărât că protejează datele la nivelul cerut de GDPR (art. 45; Decizia 2000/518/CE). Altundeva nu trimitem date. Dacă se schimbă ceva, scriem aici înainte.
7. Cât le ținem
Termenele sunt în tabelul de la pct. 3. Când contul unei firme se închide, datele ei se șterg după regulile din Termeni, „Datele tale”. Copiile de siguranță făcute înainte le mai păstrează până când sunt șterse și ele.
Păstrăm mai mult doar ce ne obligă legea: facturile de abonament și evidența lor contabilă.
8. Cum le păzim
- Legătura cu aplicația și cu site-ul e criptată (HTTPS).
- Parolele sunt ținute ca amprente. Nici noi nu le putem citi.
- Autentificarea în doi pași se poate porni pe orice cont.
- Codurile de acces primite de la ANAF pentru SPV sunt criptate în baza de date.
- Fiecare firmă își vede doar datele ei. Operațiile se scriu într-un jurnal.
- Baza de date e copiată zilnic. O parte din copii stau în afara serverului, la noi.
- La date ajung doar oamenii noștri care au nevoie, pentru întreținere și sprijin.
9. Ce poți cere
- să afli ce date avem despre tine și să primești o copie;
- să le îndreptăm pe cele greșite (multe le schimbi singur, din Setări → Cont);
- să le ștergem, când nu mai avem un temei să le ținem;
- să oprim o vreme prelucrarea, cât lămurim o cerere a ta;
- să le primești într-o formă pe care o poți duce în altă parte;
- să te opui unei prelucrări făcute pe temeiul interesului legitim.
Scrie-ne la contact@databill.ro, de pe adresa contului dacă ai cont. Răspundem în cel mult 30 de zile și nu costă nimic. Nu avem un responsabil cu protecția datelor numit anume; cererile ajung la aceeași adresă.
Dacă socotești că nu am răspuns cum trebuie, te poți plânge la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), dataprotection.ro.
10. Hotărâri luate de program
Nu luăm despre tine nicio hotărâre cu urmări doar pe baza unei prelucrări automate și nu facem profiluri. Opririle automate din aplicație (limita de încercări la autentificare, limita de cereri) apără contul și se ridică singure.
11. Când se schimbă pagina asta
Scriem sus versiunea și data. O schimbare care atinge felul în care îți folosim datele o anunțăm pe email celor care au cont, înainte să se aplice.