Termeni și condiții

databill este un program de facturare online. Aplicația e la app.databill.ro, iar prezentarea ei la databill.ro. Programul e făcut și operat de SND TEAM S.R.L., cu sediul în Sat Șelimbăr, Com. Șelimbăr, Str. Mihai Viteazu nr. 260, bl. 5, sc. B, ap. 17, jud. Sibiu, România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2018000311325, cod unic de înregistrare 38963245.

Ne scrii la contact@databill.ro.

Mai jos, „noi” înseamnă SND TEAM S.R.L., iar „tu” înseamnă firma, PFA-ul sau cabinetul pentru care s-a deschis contul, prin omul care a acceptat acești termeni.

Folosirea aplicației de la app.databill.ro, a API-ului de la api.databill.ro și a site-ului databill.ro. Din contract mai fac parte:

• Politica de confidențialitate, pentru datele tale de cont;
• Acordul de prelucrare a datelor, pentru datele personale pe care le pui tu în documente;
• Politica de cookie-uri;
• pachetul ales, cu prețul și limitele de pe pagina Prețuri.

Dacă semnăm cu tine un contract separat, în scris, acela are întâietate acolo unde spune altceva.

Pentru profesioniști: societăți, PFA, întreprinderi individuale, cabinete, asociații, în activitatea lor. Nu e un serviciu pentru consumatori, așa că regulile făcute pentru ei nu se aplică aici, nici dreptul de retragere în 14 zile din OUG nr. 34/2014.

Omul care acceptă termenii declară că are dreptul să angajeze firma pentru care deschide contul.

Înscrierea pe lista de pe site nu e un contract și nu îți deschide singură un cont. Contractul începe când accepți termenii, la deschiderea contului, și ține cât ai cont.

Putem refuza deschiderea unui cont. Dacă o facem, îți spunem de ce.

Acces la aplicație, cu funcțiile și limitele pachetului tău. Ce face programul e descris pe pagina Funcții; ce e în fiecare pachet, pe pagina Prețuri.

Programul se schimbă: adăugăm funcții și le îndreptăm pe cele vechi. Dacă scoatem o funcție pe care o folosești, te anunțăm cu cel puțin 30 de zile înainte.

Câteva funcții depind de sistemele altora: SPV-ul și serviciile ANAF, cursul BNR, formatul în care banca ta îți dă extrasul. Când sistemul lor e oprit sau se schimbă, funcția legată de el poate să nu meargă până ne adaptăm.

databill nu e program de contabilitate și nu ține loc de contabil. „Situația fiscală” din aplicație (impozitul estimat, TVA-ul de plată) e un calcul orientativ, făcut din ce ai introdus tu. Declarațiile și înregistrările contabile rămân la contabilul tău.

• Datele firmei le treci corect și le ții la zi. După ele îți facem și factura de abonament.
• Fiecare om lucrează cu contul lui. Parola nu se dă mai departe. Autentificarea în doi pași se pornește din Setări → Securitate și o recomandăm tuturor.
• Răspunzi de ce fac în firma ta oamenii pe care i-ai invitat (angajați, contabil) și de ce se face cu cheile tale de API.
• Dacă bănuiești că a intrat cineva în cont fără drept: schimbă parola, închide celelalte sesiuni din Setări → Securitate și scrie-ne.

Proprietarul unei firme în databill e cel care a adăugat-o sau cel căruia i-a fost transferată. El hotărăște cine mai are acces și tot el poate cere exportul sau ștergerea datelor firmei.

Prețul

Pachetele și prețurile sunt pe pagina Prețuri, în lei. Suma exactă de plată, cu TVA dacă se aplică, e cea de pe proformă.

Cum plătești

Abonamentul se plătește înainte, pe o lună sau pe un an. Ceri proforma din Setări → Abonament și plătești prin transfer bancar. Abonamentul pornește, sau se prelungește, când înregistrăm plata. Apoi primești factura.

Nu îți luăm bani automat și abonamentul nu se prelungește singur. Înainte de termen îți amintim.

Dacă nu prelungești

După termen ai câteva zile de grație, în care lucrezi normal; câte sunt, vezi în aplicație. Apoi contul trece pe „doar citire”:

• vezi, descarci și exporți tot ce ai;
• poți aduce facturile de la furnizori din SPV, cu „Preia e-Facturi”; preluarea automată se oprește;
• poți trimite la ANAF facturile deja emise, ca să nu pierzi termenul legal din cauza unei plăți întârziate;
• nu mai emiți documente noi și nu mai modifici nimic.

Contul revine la normal când plătești.

Limitele pachetului

Fiecare pachet are un număr de firme, de utilizatori și, la unele, de documente pe lună și de emiteri prin API. Când ajungi la limita de documente, emiterea se oprește până luna următoare, până treci pe un pachet mai mare sau până cumperi credite, din Setări → Abonament. Ce se numără ca document scrie pe pagina Prețuri.

Perioada gratuită

Dacă ai primit o perioadă gratuită (de pildă oferta pentru primele înscrieri), nu datorezi nimic pentru ea. La sfârșit alegi: plătești pachetul, la prețul de atunci, sau contul rămâne pe „doar citire”.

Schimbarea prețurilor

O anunțăm pe email cu cel puțin 30 de zile înainte. Prețul nou se aplică de la următoarea prelungire. Perioada deja plătită rămâne la prețul plătit.

Banii înapoi

Dacă renunți înainte de termen, nu returnăm banii pentru timpul rămas. Îi returnăm, pentru perioada nefolosită, în trei situații: când închidem noi serviciul sau contul tău fără ca tu să fi încălcat termenii; când schimbăm termenii și nu ești de acord (pct. 18); când aducem un furnizor nou prin care trec datele tale și te opui, cum scrie în Acordul de prelucrare a datelor.

Documentele, clienții, produsele și tot ce introduci sunt ale tale. Le ținem ca să îți dăm serviciul. Nu le folosim pentru altceva și nu le vindem.

Datele personale din ele (clienți persoane fizice, oameni de contact) le prelucrăm în numele tău, după Acordul de prelucrare a datelor.

Le poți lua oricând

Prin exporturi (Excel, PDF, fișierul pentru Saga, XML-urile e-Factura). Proprietarul firmei poate cere și o arhivă cu toate datele ei, din Setări → Date firmă („Toate datele firmei”). Merg și când contul e pe „doar citire”.

Copii de siguranță

Baza de date o copiem în fiecare zi, iar fișierele (PDF-uri, XML-uri), înaintea fiecărei actualizări a programului. O parte din copii stau în afara serverului, la noi. Sunt pentru refacerea serviciului după o defecțiune, nu pentru a readuce un document pe care l-ai șters tu. Păstrarea documentelor pe termenele cerute de lege rămâne obligația ta: exportă-le din când în când.

După ce pleci

Nu ștergem datele doar pentru că abonamentul a expirat: contul rămâne pe „doar citire” și îți poți lua datele. Le ștergem la cererea scrisă a proprietarului firmei, în cel mult 30 de zile de la cerere. Copiile de siguranță făcute înainte le mai păstrează până când sunt șterse și ele; nu le folosim decât pentru refacerea serviciului.

Rămân la noi facturile pe care ți le-am emis pentru abonament și ce ne obligă legea să păstrăm, pe durata cerută de ea.

• să emiți documente false sau să folosești programul pentru ceva ilegal;
• să încerci să intri în conturile altora ori să ocolești limitele pachetului;
• să testezi securitatea serviciului fără acordul nostru scris;
• să copiezi, să decompilezi sau să revinzi programul;
• să trimiți prin databill emailuri care nu au legătură cu documentele tale;
• să încarci serviciul cu cereri automate peste limitele API-ului.

Pentru oricare dintre ele putem suspenda accesul (pct. 14).

Ca databill să trimită și să primească facturi în numele firmei tale, o autorizezi tu în SPV, cu certificatul tău digital. De la ANAF primim un cod de acces, pe care îl ținem criptat. Certificatul și PIN-ul tău nu ajung la noi.

Folosim accesul doar ca să trimitem facturile tale, să citim răspunsul ANAF și să aducem facturile primite de la furnizori. Îl retragi oricând, din Setări → e-Factura.

Conținutul facturilor și trimiterea lor în termenul legal rămân răspunderea ta. databill îți arată termenul și starea fiecărei facturi, în listă și pe Panou. Nu trimite email când una e respinsă sau n-a putut pleca: rămâne să te uiți și să o corectezi.

Trimiterea automată e un ajutor, nu o garanție. Nu ia orice factură: ce rămâne de trimis de mână scrie pe pagina e-Factura. Când sistemul ANAF nu răspunde, databill încearcă din nou, dar nu poate trimite într-un sistem oprit.

De când e disponibilă trimiterea în SPV scrie pe pagina e-Factura.

Cheile de API le faci din Setări → Integrări, fiecare cu drepturile ei. Ține-le ca pe o parolă: ce se emite cu o cheie a ta e emis de tine.

API-ul are limite de cereri și un număr de emiteri incluse în pachet. O cheie care încarcă serviciul peste ele poate fi încetinită sau oprită o vreme.

Adresa compatibilă cu API-ul altui program de facturare există ca să îți ușureze mutarea. Acoperă rutele din documentație; nu promitem același răspuns în orice situație.

Pentru o integrare făcută de altcineva răspunde cine a făcut-o.

Ținem serviciul pornit tot timpul, dar nu promitem un procent de disponibilitate. Lucrările planificate le facem, cât se poate, noaptea. Pe cele care opresc serviciul mai mult de câteva minute le anunțăm înainte, în aplicație.

Sprijin primești pe email, la contact@databill.ro, în zilele lucrătoare. Te ajutăm cu programul. Nu dăm consultanță fiscală sau contabilă.

Programul, codul, aspectul și marca databill sunt ale noastre. Cât ai cont, ai dreptul să folosești programul pentru firma ta. Dreptul nu e exclusiv și nu se dă mai departe.

Datele și documentele tale rămân ale tale. Logo-ul firmei îl punem doar pe documentele tale. Numele firmei nu îl folosim ca referință fără să te întrebăm.

Dacă ne trimiți o idee de îmbunătățire, o putem folosi fără vreo obligație față de tine.

Tu poți renunța oricând: nu mai prelungești abonamentul sau ne ceri închiderea contului.

Noi putem suspenda accesul dacă încalci regulile de la pct. 9, dacă un cont pune în pericol securitatea celorlalți sau dacă o autoritate ne-o cere. Te anunțăm și îți spunem motivul. Când lucrul se poate îndrepta, ai 15 zile să o faci înainte să închidem contul.

Putem încheia contractul și fără un motiv care ține de tine, cu un preaviz de 60 de zile. Atunci îți returnăm banii pentru perioada plătită și nefolosită.

La încetare, datele le iei și le ștergem după regulile de la pct. 8.

Ne obligăm să ținem programul în stare de funcționare, cum e descris pe pagina Funcții, și să reparăm defectele pe care le aflăm. Nu răspundem pentru:

• datele greșite introduse în cont și felul în care alegi să întocmești un document;
• hotărârile tale fiscale sau contabile;
• întreruperile ANAF, ale băncii, ale furnizorului tău de internet sau de email;
• ce face în cont cineva care a aflat parola sau o cheie de API de la tine;
• integrările făcute de alții.

Niciuna dintre părți nu răspunde față de cealaltă pentru pierderi indirecte: profit nerealizat, clienți pierduți, amenzi sau penalități.

Despăgubirile pe care ți le putem datora într-un an nu trec de suma plătită de tine pentru abonament în cele 12 luni dinaintea faptei. Dacă ești în perioada gratuită, nu trec de prețul pe un an al pachetului tău.

Limitele de mai sus nu se aplică prejudiciilor produse cu intenție sau din culpă gravă și nici acolo unde legea nu îngăduie limitarea răspunderii.

Ce aflăm despre afacerea ta din cont rămâne între noi. Ne uităm în datele unei firme doar când ne ceri ajutorul, când avem de reparat o defecțiune care o atinge sau când o cere legea. Oamenii noștri care au acces sunt ținuți de aceeași obligație.

La fel, ce afli tu despre funcționarea internă a serviciului și nu e public nu se dă mai departe.

Niciuna dintre părți nu răspunde pentru o obligație pe care n-a putut-o îndeplini din cauza unui eveniment de forță majoră, așa cum îl definește legea. Partea care îl invocă o anunță pe cealaltă în 5 zile lucrătoare. Dacă evenimentul ține mai mult de 60 de zile, oricare parte poate încheia contractul.

Putem schimba termenii. Anunțăm pe email și în aplicație cu cel puțin 15 zile înainte de data de la care se aplică (30 de zile pentru prețuri), și spunem ce s-a schimbat.

Dacă nu ești de acord, poți închide contul până la data aceea și îți returnăm banii pentru perioada plătită și nefolosită. Dacă folosești programul și după, se aplică termenii noi.

O versiune mai veche a termenilor o primești la cerere.

Punctul nostru de contact, inclusiv pentru autorități și pentru sesizările făcute după Regulamentul (UE) 2022/2065 privind serviciile digitale, e contact@databill.ro, în română sau în engleză. O sesizare trebuie să spună ce conținut e în discuție și unde se află, de ce e socotit ilegal, cine o trimite și că cele scrise sunt, după știința lui, adevărate.

Contractul e guvernat de legea română. O neînțelegere o lămurim întâi între noi: scrie-ne, iar noi răspundem în cel mult 30 de zile. Dacă nu ajungem la o înțelegere, hotărăsc instanțele de la sediul nostru.

• Dacă o clauză se dovedește nevalabilă, celelalte rămân în picioare.
• Contractul nu îl poți trece altcuiva fără acordul nostru. Noi îl putem trece, cu un anunț, celui care preia activitatea databill.
• Anunțurile le trimitem pe adresa de email a proprietarului contului. Ține-o la zi.
• Contractul e în limba română.

Acceptând termenii, confirmi că ai citit și accepți expres clauzele de la pct. 7 (banii înapoi), pct. 8 (ștergerea datelor), pct. 14 (suspendare și încetare), pct. 15 (limitarea răspunderii), pct. 18 (schimbarea termenilor) și pct. 20 (legea aplicabilă și instanța competentă), potrivit art. 1203 din Codul civil.